In de huidige coronatijd zijn steeds meer sportverenigingen geïnteresseerd in het digitaal organiseren van hun algemene ledenvergadering. SportUtrecht participeerde al voor de coronacrisis in een digitale-democratie projectgroep samen met Rotterdam Sportsupport, gemeente Amsterdam en de gemeente Den Haag. Deze projectgroep heeft als doel om het voor sportverenigingen zo makkelijk mogelijk te maken om online een algemene ledenvergadering te organiseren.
Orca Roeien heeft de pilot afgetrapt met de eerste hybride algemene ledenvergadering in Utrecht. In deze pilotperiode wil SportUtrecht monitoren welke tools geschikt zijn voor het houden van een hybride ALV en hoe je die zo goed mogelijk kan gebruiken.
Voorzitter Ross Goorden aan het woord:
Woensdagavond 29 april 2020 vond de allereerste digitale ALV van Orca plaats. Met op het hoogtepunt bijna 80 aanwezigen in Zoom was het een groot succes. Op de agenda stonden drie zaken die helaas niet konden wachten op een fysieke vergadering met leden.
Hoe organiseerden jullie de hybride ALV?
Ik denk dat het heel handig is om de notulen vooraf al te schrijven. Dit doen wij ook met fysieke algemene ledenvergaderingen, maar het was nu voor de structuur helemaal handig. Het zorgt ervoor dat de kwaliteit van je notulen en het verwerken van de vragen die gesteld worden omhoog gaat. Statutair gezien moeten wij de stukken die besproken worden twee weken van tevoren al sturen en wij hebben door de huidige omstandigheden gevraagd of leden alvast hun vragen willen stellen via de mail. Wij zagen dat daar nu ook meer gebruik van werd gemaakt dan normaal. Ik zou daar actief op inzetten als bestuur bij het organiseren van een digitale algemene ledenvergadering.
Hoe hebben jullie het geregeld met de gespreksleiding?
Dat is niet anders dan bij de normale ALV’s, maar we hebben het digitaal al wel een keer met z’n allen geoefend. Dat zou ik ook zeker aanraden. Je moet met drie mensen bij elkaar zijn op gepaste afstand volgens de richtlijnen en door even de microfoon uit te zetten kan je kort sparren. Dat is natuurlijk ook fijn om te doen.
Hoe gingen jullie om met de chatfunctie van Zoom en het beantwoorden van vragen?
Wij hebben iedereen op mute staan als je de chat binnenkomt. Het is belangrijk dat de voorzitter of een ander bestuurslid de host is, want dan kan je dat instellen. Met de ‘Raise your hand’ functie kan je aangeven dat je een vraag wilt stellen en dat krijgen wij dan meteen in beeld. Op die manier laten wij mensen een vraag stellen
Hoe gingen jullie om met de stemtool van Votecompany?
Dat werkte heel soepel. We hadden een paar mensen die opnieuw moesten inloggen en daarom een nieuwe stemcode nodig hadden. Het is daarom erg belangrijk om bij elke stemming opnieuw te vragen of mensen hun stemcode hebben. Mochten ze die kwijt zijn of mocht er iets mis zijn laat het dan even weten in de chat. Alleen bij de eerste stemronde waren hier bij ons een paar vragen over in de privé chat.
Hoe hebben jullie alle leden hun stemcode gegeven?
De secretaris keek wie er in de chat kwam en kon via de chatfunctie van zoom een persoonlijke stemcode sturen naar dit lid. Je kan zelf aangegeven wie je toe laat in de chat en op die manier deden we meteen de registratie en de unieke stemcode. Je kan namelijk ook persoonlijke berichten sturen in de chat.
Welke tips zou je nog meer meegeven aan andere besturen die een hybride ALV willen organiseren?
- Vooraf de notulen opstellen en vragen van de leden ophalen
- Bereid alles goed voor met het gehele bestuur en denk een aantal keer na over alternatieve scenario’s, zoals bijvoorbeeld een machtiging
- Denk goed na over hoe je omgaat met meerdere leden achter een laptop en zorg dat iedereen geïdentificeerd kan worden
- Test de livestream en verschillende mogelijkheden die bijvoorbeeld Zoom te bieden heeft
De evaluatie van aanwezigen, adviesraden en bestuur is tot nu toe erg positief. We kijken uit naar de volgende ALV, al hopen we die wel weer gewoon fysiek te kunnen organiseren, maar een hybride variant zal scherp op ons netvlies blijven. De digitale variant, opgezet met hulp van SportUtrecht en VoteCompany, was een geslaagde pilot en een teken dat het verenigingsleven door kan gaan in tijden van Corona.
Lees hier het volledige artikel van Orca op hun site.
Wil je meer weten over een digitale ALV, lees dan ook deze blog van Irene Mobach.
Kasper van Klundert
Projectmedewerker Sportclubadvies
kasper.vandeklundert@sportutrecht.nl